Lancer une plateforme d’appel à projets avec Weapply.io

Le lancement d’une plateforme d’appel à projets, appel à candidatures ou appel à idées n’a jamais été aussi simple ! Cet article détaille les éléments clés pour créer rapidement et efficacement votre plateforme de sourcing avec Weapply.io.

Particeep a développé un outil très simple « Weapply.io » qui permet de lancer une plateforme de sourcing de projets en seulement quelques clics.
La plateforme peut être utilisée pour des concours, des challenges, pour trouver les meilleurs projets, idées, startups, entreprises et être utilisée par un nombre d’acteurs très divers : incubateurs, pépinières, villes, grandes entreprises (open innovation), CCI, etc.

Les vidéos de démonstration de Weapply.io

Weapply.io : espace de candidature

Weapply.io : espace évaluateurs et votants

Weapply.io : espace administrateur

Définir le contenu et l’URL d’accès

L’accès à la plateforme se fera via un nom de domaine propre, un sous domaine de votre nom de domaine propre ou même un sous domaine de Weapply.io.
Une fois cette étape définie, le contenu doit être élaboré. Weapply.io propose, de base, une page d’accueil avec titre et appel à enregistrer une candidature.
L’espace administrateur permet de créer des pages à la volée un peu comme sur WordPress, d’y mettre le contenu souhaité et de relier la page à n’importe quelle autre page.

Quelles questions pour les candidats ?

Weapply.io propose des questions de base (nom du projet, ville, catégories, vidéo, description longue…) qui peuvent être agrémentées d’autres questions. En somme, vous construisez un formulaire un peu comme vous le feriez sur Google Form. Il est aussi possible de demander de télécharger des documents pour les candidats.

Définir les thématiques ou les catégories de l’appel à projets

Avant que les candidats enregistrent leur idée ou leur projet, il est important de définir les catégories dans lesquelles ils peuvent postuler. Il est important de noter qu’un candidat peut s’inscrire dans une ou dans plusieurs catégories.

Lancement de la période de candidature

Lors de la période de candidature, les candidats enregistrent leur projet ou idée. Ils ont la possibilité de créer plusieurs candidatures pour plusieurs projets ou idées avec le même compte.
Ils peuvent également décider de rejoindre l’équipe d’un projet pour y participer et éditer la description du projet.

Clôture de la période de candidature et tri des dossiers

La plateforme est dotée d’une option pour « couper » les candidatures et ne plus permettre d’éditer les projets déjà enregistrés. L’administrateur de la plateforme peut alors procéder à un premier tri en éliminant les mauvais dossiers. Il procède ensuite à un tri de dossiers par statut. Les candidatures peuvent être rangées dans plusieurs statuts.

Constitution des jurys et critères de notation

Avant de demander à des évaluateurs de noter des projets, il est important de définir selon quels critères les projets ou idées vont être évalués. Pour cela, rien de plus simple puisqu’une page permet de créer, modifier ou supprimer des critères de notation. Les critères de notation comportent trois informations : le nom du critère, le barême de notation et l’ordre dans lequel il est affiché. Une fois que les critères d’évaluation ont été définis, il faut faire  noter les évaluateurs.

La constitution des jurys se fait de manière fine. Il est très facile de composer un jury et d’y attribuer une ou plusieurs idées ou projets à évaluer. Lorsqu’un jury est constitué autour d’un ou plusieurs projets, les évaluateurs ont alors accès à un espace dédié dans lequel ils peuvent voir les projets à noter et les projets déjà notés. Ils cliquent sur un projet pour en voir le détail et noter selon les critères définis. Ils peuvent aussi donner un commentaire sur chaque note émise.

L’administrateur sait en temps réel le nombre de notations faites et le nombres de notations non faites. Lorsque la phase de notation est terminée, l’administrateur recueille alors toutes les notes via un fichier Excel.

Phase de vote publique

Si la sélection des projets passe par une phase de notation plus grand public, il est possible d’activer un système de notation (+1/-1). Le vote est activé avec un simple bouton ON/OFF.
L’administrateur décide précisément quels projets doivent être rendus  visibles publiquement pour les votes.